Der Messestand kurz vor dem Einsatz

Bevor ein Teller die Küche verlässt, wird immer noch ein Blick auf das Gericht, die Präsentation und den Gesamteindruck geworfen. Dies ist wichtig, will man den Gast nicht nur zufriedenstellen, sondern begeistern. Es gehört aber noch mehr dazu. Auch der Service, das Ambiente und nicht zuletzt das Gesamtkonzept müssen ihren Teil dazu beitragen. Bei einer Messe sind hier die letzten Schritte, bevor der erste Kunde den Stand betritt, sehr wichtig. Aber auch nach Messeende hört die Arbeit für den Messeerfolg noch nicht auf.

Schritte auf dem Weg zu einem perfekten Messeauftritt

Der Messestand ist fertig, das Design CI-konform und gelungen. Doch wie sieht es mit der Kommunikation rund um die Messe aus? Der Stand ist zwar wichtig für die Messe, aber auch die Kommunikation im Vorfeld, z.B. Einladungen oder Ankündigungen auf der Homepage oder in Social Media-Kanälen, muss zielgerichtet erfolgen. So kann das Design des Standes in der Kommunikation aufgegriffen werden, um direkt einen höheren Wiedererkennungswert zu erzielen.

Aber auch die Planung benötigt in dieser entscheidenden Phase ausreichend Zeit. Eine Checkliste hilft an dieser Stelle, den Überblick zu behalten. Sind alle Materialien wie z.B. Flyer, Broschüren, Give-Aways vor Ort? Sind alle Planungen abgeschlossen? Ist der Messestand abgenommen? Sind alle Exponate vor Ort? Denn auch im Umgang mit Produkten und Exponaten muss man besonderes Augenmerk walten lassen. Gibt es hier spezielle Transportbedingungen, Einfuhrbestimmungen oder andere Faktoren, die in den Planungen berücksichtigt werden müssen?

Gerade bei Auslandsmessen müssen möglicherweise Visa beantragt werden, aber auch kulturelle Besonderheiten, die die Mitarbeiter wissen müssen, sollten hier Beachtung finden, um mögliche Missverständnisse bereits im Vorfeld zu vermeiden.

Die Mitarbeiter als Aushängeschild des Unternehmens

Um während der Messe mit einem professionellen Auftritt überzeugen zu können, ist es von großer Bedeutung, dass das Standpersonal ausreichend eingewiesen und mit den Abläufen vertraut ist. Für potentielle Notfallsituationen bietet es sich an, unterschiedliche Kontaktpersonen zu kommunizieren, um eine schnelle Reaktion zu ermöglichen.

Da die Mitarbeiter eines Unternehmens einen großen Teil zu dessen Wiedererkennungswert beitragen, sollten sie auch in ihrem Aussehen und Auftritt dem entsprechenden Unternehmen zuzuordnen sein. Die Messezeit ist physisch wie psychisch eine Herausforderung. Es ist oft laut, hektisch, es gibt wenig Zeit für Pausen und viele Gespräche erfordern ständige Konzentration. Da ist es von Vorteil, wenn Mitarbeiter ausgeruht und fit zur Messe fahren können. Auch dies kann in den Planungen bereits berücksichtigt werden.

Eine Checkliste hilft hier, keine wichtigen Punkte zu vergessen. Ist ausreichend Personal für den Stand eingeteilt? Ist das Personal geschult? Ist der Besuch wichtiger Kunden vorgeplant?

Die Nachbearbeitung der Messe

Zur Sicherung der Messeziele ist die Nachbearbeitung der Messe von besonderer Wichtigkeit. Mithilfe dieser Nachbearbeitung lassen sich die standardisiert erfassten Messekontakte auswerten und auch in Bezug auf Zielgruppen analysieren. Dies ist grundlegend für eine Erfolgskontrolle sowie für Nachfassaktionen.

Je nachdem, welche Personen den Messestand besucht haben, müssen neben Dankschreiben an Kunden auch Unterlagen versendet werden. Außerdem folgt die Erledigung von Nachfasstelefonaten und Nachfragebearbeitungen durch verschiedene Stellen. Alle Aktionen, die nachfolgend zur Messe stattfinden, sollten allerdings schon während der Messeplanung festgelegt und vorbereitet werden, soweit dies möglich ist. Anschreiben lassen sich bereits vorformulieren, das Personal einplanen und Zeitpläne für die Nachbearbeitung festlegen.

Eine Messe ist nicht mit dem letzten Messetag abgeschlossen. Wenn aber die Planung und gerade die letzten Planungsschritte vor der Messe gut durchdacht angegangen werden und Checklisten zur Verfügung stehen, dann wird auch die hektische Zeit rund um die Messe sicherlich erfolgreich verlaufen.